Un nuovo strumento per la gestione dei contratti
Il nuovo software creato da ThinkOpen per EDUCatt, ormai operativo, faciliterà il coordinamento del lavoro dei vari uffici coinvolti nella gestione dei contratti.
Il sistema di gestione dei contratti in EDUCatt è stato fino a oggi vincolato a una modalità di gestione cartacea: l’ufficio contratti, l’ufficio vendita e l’ufficio contabilità gestivano il processo offline, con la stesura di un documento condiviso successivamente con il cliente, ma ciò comportava alcune difficoltà soprattutto nel coordinamento dei lavori, oltre che un dispendio di energie.
Anche per superare questi problemi, nel 2018, grazie a una partnership con ThinkOpen è stata sviluppata una soluzione software capace di facilitare il lavoro delle persone coinvolte nella gestione dei contratti: il sistema, basato sui modelli già predisposti per l’utilizzo da parte degli operatori, prevede un flusso di approvazione che parte dal contratto fino alla registrazione dell’avvenuta fatturazione, relativa alla specifica transazione, in contabilità.
ThinkOpen, come sottolinea Andrea Baldin, che si è occupato di supportare i responsabili del processo nella selezione del partner e ha seguito lo sviluppo del software, è un’azienda italiana, in forte crescita e in espansione anche all’estero.
Il nuovo sistema, dopo aver superato la fase di collaudo, è già pronto per essere utilizzato dagli uffici interessati.
I vantaggi portati da ThinkOpen sono molteplici: si va da un’automatizzazione nella gestione delle scadenze dei contratti, a un controllo più accurato delle informazioni, evitando così la loro dispersione provocata dall’errore umano.
Con questa piattaforma si potrà, con il tempo, anche creare un archivio di tutti i contratti con la relativa fatturazione; in più sarà possibile recuperare i documenti, in caso di bisogno, o anche produrre delle statistiche.
Il progetto è adesso anche un case-study, disponibile sul sito di ThinkOpen.
