Dal Controllo qualità all’Internal Audit, gli strumenti necessari per una Fondazione più trasparente

Per una Fondazione come EDUCatt, che fa della sua mission principale l’ascolto dei bisogni degli studenti e il perseguimento di standard di efficienza competitivi, non si può prescindere dai controlli sull’operatività.

In un’era in cui l’onestà e la trasparenza nell’operato di un’azienda sono il biglietto da visita principale nei rapporti con gli utenti e gli interlocutori terzi, per continuare a essere aggiornati e in linea con gli standard internazionali di management è necessario rispettare le procedure di controllo.

La sicurezza come obiettivo primario

È in questo senso che si rende necessaria la funzione svolta dal team Controllo qualità, segmento operante sulle diverse sedi EDUCatt che regola e controlla la sicurezza e il rispetto delle norme del settore ristorativo (le mense interne ed esterne) e di quello abitativo (Collegi e Residenze).

Nelle mense
Sul fronte della ristorazione, il compito dell’ufficio “Controllo qualità” è quello di garantire la sicurezza alimentare e la corretta applicazione di norme e regole all’interno delle strutture gestite direttamente o in appalto a terzi; avvalendosi della collaborazione di consulenti esterni e strumenti ad hoc, il team esegue verifiche mensili a campione su diversi aspetti che riguardano la sicurezza alimentare.

Oltre ai controlli puramente tecnici che possono riguardare la presenza di allergeni e il rispetto delle normative ISO 900 – per fare qualche esempio – il settore è deputato anche alla revisione del manuale interno di autocontrollo, un testo che viene aggiornato periodicamente e che funge da vademecum per il corretto svolgimento della funzione.

L’area “Controllo qualità” si occupa anche della formazione del personale: attraverso corsi di aggiornamento annuali, il team tiene lezioni sulla sicurezza alimentare ai dipendenti, gli SWE (Student Work EDUCatt) e gli stagisti in forza nelle mense.

Nei Collegi
Uno dei core services di EDUCatt è senza dubbio quello abitativo: con 24 strutture tra Collegi in Campus e Residenze in Città, la Fondazione offre ogni anno a migliaia di studenti fuori sede un alloggio e un progetto educativo di qualità.

Il “Controllo qualità” espleta la sua funzione anche su questo versante: attraverso ispezioni e controlli puntuali e periodici nelle strutture, in collaborazione con l’azienda preposta per la gestione delle pulizie, si garantiscono gli standard qualitativi regolamentati dal manuale interno di autocontrollo.

Tutte queste azioni contribuiscono ad accrescere il valore intrinseco della Fondazione, che non può prescindere dalla sicurezza e dalla trasparenza, valori ormai fondamentali per la reputazione di una realtà che si trova a relazionarsi costantemente con il pubblico.

Internal Auditing, per un’organizzazione più efficiente

La funzione del team “Controllo qualità” si trova al 2° livello di quella che è la piramide funzionale degli organi preposti alla verifica e agli accertamenti qualitativi; è in cima ai processi di controllo che si trova il segmento Internal Audit.

Ma cos’è un audit e che importanza riveste in una Fondazione come EDUCatt? Il termine audit rimanda alla sfera dell’ascolto e oggi viene impiegato per indicare uno strumento che serve a capire se nelle varie aree ed attività di un “sistema aziendale” vengono rispettate le procedure predisposte, se sono chiari ruoli e doveri e se obiettivi e policy aziendale sono correttamente gestiti e perseguiti, minimizzando i rischi.

L’internal audit è una funzione normata da una guida in cui viene descritto il ruolo dell’ “auditor”: l’auditor ha un codice etico personale e il suo lavoro deve seguire standard internazionali ben precisi.
Nel concreto l’internal auditing è basato sulla valutazione di quelli che sono i processi interni a ogni settore dell’Ente, una valutazione dell’operatività e del rischio e in base alle priorità per attuare verifiche e migliorie.

La fase primordiale è una sorta di kick-off meeting in cui gli interessati, i soggetti auditati, vengono informati dell’inizio dell’internal audit: come ci tiene a sottolineare Pietro Parmeggiani internal auditor EDUCatt, l’audit non è un interrogatorio, è per questo fondamentale instaurare un rapporto di fiducia e di cooperazione, concordando le modalità di svolgimento dell’audit.

Gli strumenti di indagine propri dell’auditing sono la compilazione della check-list, un elenco di voci da spuntare per assicurare che ogni compito sia correttamente svolto; a seguito della compilazione si procede con lo strumento dell’intervista, un colloquio tra l’auditor e l’auditato, una chiacchierata informale in cui emergono i punti di forza e le eventuali criticità del settore coinvolto.
Al termine dell’audit viene redatta una prima bozza di report, che verrà poi condivisa con il responsabile del servizio e infine con la Direzione dell’Ente.

Lo strumento di internal audit si rende indispensabile per diversi motivi: rappresenta un notevole incremento di consapevolezza sul luogo di lavoro, una sorta di “presa di coscienza” che porta a sviluppi positivi anche in termini di cultura aziendale.