Il budget, uno strumento prezioso per allenarsi a guardare oltre i numeri

Cos’è un budget e come si fa budgeting? EDUCatt e la pianificazione, dalle cifre alle attività, per una Fondazione che guarda oltre i numeri, per costruire idee.

Ottobre, ultimo trimestre dell’anno: in questo periodo specifico moltissime sono le organizzazioni impegnate a elaborare consuntivi, forecast e budget. Nei primi due casi si tratta di operazioni che guardano ai report passati e alle previsioni in corso, il budget invece contiene le ipotesi di spesa per l’anno successivo. 

La previsione aziendale è essenziale per prendere decisioni informate sul futuro dell’organizzazione e sulle strategie da intraprendere, sia sul medio che sul lungo periodo, scegliendo con consapevolezza la direzione da seguire. Il budget è tra i documenti più importanti del controllo di gestione, anche perché mette in risalto le potenziali opportunità da cogliere e i possibili rischi da prevenire.  

Questa pratica di controllo gestionale permette alle realtà organizzative di prevedere e stimare spese e ricavi in maniera preventiva. Questo processo si svolge solitamente tra settembre e novembre, proiettandosi verso l’anno successivo. Si elabora seguendo alcuni passaggi, come l’analisi dei periodi precedenti, basato su statistiche e dati, la verifica dei costi generali, il calcolo delle risorse che si hanno a disposizione, in modo da avere una visione d’insieme su quelle che possono essere le potenzialità e i limiti aziendali e il frazionamento del budget, suddividendolo in parti relative a parametri scelti in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere. 
Tale complessità e organicità nella predisposizione è testimoniata dai diversi documenti che lo compongono: budget operativo, budget delle risorse umane, budget degli investimenti e budget finanziario.

In EDUCatt l’organo deputato a questa attività è l’ufficio Bilancio, contabilità, finanza e controllo, nello specifico della sua funzione Budgeting & Controlling, che si occupa non solo dell’analisi della gestione della Fondazione e della predisposizione del budget, ma anche delle verifiche annuali dell’andamento gestionale della Fondazione.

Tutto parte dalla stretta collaborazione tra l’ufficio e i responsabili, di sede e dei servizi, a cui viene richiesto lo sforzo a fine settembre di immaginare – perché sì, quando si parla di budget è importante programmare ma anche immaginare – quali saranno le spese potenzialmente previste per l’anno successivo, in questo caso per il 2024, partendo da ciò che si è fatto nel 2023 e provando a lavorare tra numeri e concetti in modo da sviluppare una strategia per i mesi futuri.

I “buoni propositi” e i conti vengono inseriti in quelle che sono le cosiddette schede di budget, dei modelli in cui sono presenti i dati del consuntivo del 2019 – anno che viene considerato il benchmark per le analisi successive, uno spartiacque prima e dopo la pandemia – , il consuntivo dell’anno precedente e il budget dell’anno in corso. Data questa analisi dei costi e delle spese affrontate, ogni responsabile ha l’evidenza delle WBE (Work Breakdown Element), i centri di costo, che gli competono direttamente e che rappresentano i progetti e i servizi di cui è responsabile, su cui sono imputati sia i fondi che le risorse necessarie.

Le schede vengono poi restituite all’ufficio che analizza le richieste in un’ottica di sostenibilità e coerenza, per cercare di massimizzare le attività e ottimizzare le risorse, prendendo in considerazione i servizi, con i loro conti economici: l’importanza del ruolo del controller si gioca qui, nell’aiutare i responsabili nella redazione delle schede, aiutandoli in uno sforzo immaginativo per prevedere le spese e le possibili fonti di finanziamento.

Il budget della Fondazione, una volta redatto, deve passare dal Consiglio di Amministrazione che a sua volta lo presenta al CDA dell’Università Cattolica: un vero e proprio lavoro di squadra che deve far “quadrare” i conti e che getta le basi per il futuro dell’Ente.

La creatività che si cela dietro un lavoro così apparentemente schematico è la chiave per comprendere come questo possa essere uno strumento prezioso per tutte le aziende prettamente commerciali, ma anche per gli enti non profit come EDUCatt: in una realtà senza scopo di lucro e che quindi non concentra i suoi obiettivi sul profitto fine a sé stesso, può sembrare superfluo dedicare così tanta attenzione e cura ad un’attività meramente economica.

Il nodo è che fare budget non è (solo) parlare di soldi, è immaginare, progettare, trovare soluzioni là dove alcuni vedono ostacoli, è la sfida per riequilibrare i servizi, la ripartizione dei fondi da destinare alle attività: è costruire, partendo dai numeri, il futuro di una Fondazione.

(Si ringrazia Andrea Fracasso, ufficio Budgeting & Controlling, per la collaborazione alla stesura dell’articolo)