Digitalizzare per risparmiare carta, tempo e risorse

La digitalizzazione dei documenti rappresenta un’opportunità per diminuire la carta usata in azienda, ridurre l’impatto ambientale e migliorare efficienza e produttività: EDUCatt fa della dematerializzazione e della digitalizzazione un processo strategico per ottimizzare strumenti e risorse.

La carta nei paesi industrializzati è ovunque, spesso viene buttata poco tempo dopo essere stata acquistata e solo una parte viene correttamente riciclata: solo in Italia, infatti, ogni anno i cittadini raccolgono mediamente oltre 3,6 milioni di tonnellate di carta e cartone, ma si stima che almeno altre 700.000 tonnellate di carta e cartone sfuggano alla raccolta differenziata e al processo del riciclo. Se lo sforzo della società nel quotidiano è nella direzione di una corretta raccolta differenziata, il mondo delle imprese può certamente adottare strategie più impattanti per ridurre il consumo di carta e abbattere i costi generali. Una delle soluzioni più efficaci è sicuramente la digitalizzazione dei documenti e dei processi, che consente di diminuire il consumo di carta in azienda, ma anche di aumentare l’efficienza e la produttività delle aziende. Dematerializzare significa creare un documento digitale che sostituisce l’originale cartaceo, mentre la digitalizzazione è il processo di trasformazione che include la dematerializzazione: ad esempio, invece di stampare fatture o contratti, le aziende possono creare e inviare questi documenti in formato digitale.

Fondazione EDUCatt ormai da anni sceglie strategicamente in merito alla gestione dei documenti, andando verso la direzione della digitalizzazione: così, per fare qualche esempio, l’ufficio contabilità ha smaterializzato i documenti di fatturazione con l’introduzione di un archivio digitale, mentre nel 2020 una ridefinizione del processo legato alla prenotazione e alla fatturazione del Ristorante.9 ha portato alla digitalizzazione delle prenotazioni attraverso lo sviluppo dell’applicativo EDUCatt MyResturant e nello stesso modo vengono gestite oggi le prenotazioni sel servizio Sport in Campus nelle varie sedi, attraverso l’uso di piattaforme digitali.

Limitare l’uso della carta ed evitarne gli sprechi è stato fondamentale soprattutto per il lavoro dello studio editoriale della Fondazione: nell’ottica dell’ottimizzazione degli strumenti e nel segno delle ultime tendenze editoriali verso la smaterializzazione del supporto, EDUCatt ha stretto collaborazioni con Streetlib e Univeroo. Streetlib è una piattaforma di distribuzione per l’editoria elettronica attraverso la quale EDUCatt rende disponibili le proprie pubblicazioni anche in formato elettronico. Univeroo consente di controllare tutte le disponibilità di testi sia nuovi sia usati all’interno del Servizio.
La maggior parte delle pubblicazioni predisposte da EDUCatt è disponibile già da tempo in formato digitale sulle principali piattaforme di distribuzione (Streetlib, IBS, bookrepublic), ma il numero di titoli è stato ulteriormente incrementato recuperando anche quelli degli anni precedenti. Inoltre, per la distribuzione dei materiali di studio a sola diffusione interna è stata rilasciata una piattaforma che si affianca alle altre possibilità già esistenti.

Nella stessa direzione muove l’impegno della funzione comunicazione della Fondazione, che ridurrà progressivamente l’uso della carta stampata a favore di una maggiore produzione di materiale digitale da proiettare con i molti supporti già predisposti e da diffondere attraverso i numerosi canali di comunicazione già attivi: già dallo scorso anno sono state introdotte importanti novità in tema di risparmio di carta, come i menù online e l’uso di slide in proiezione su vari device in tutte le sedi.
Non stampare il superfluo permetterà non solo di abbattere i costi e ridurre lo spreco di carta, ma anche di ripensare i modelli di comunicazione per dare valore al supporto cartaceo laddove indispensabile.

Ridurre l’impronta della produzione di carta significa, allo stesso tempo, salvare gli habitat, produrre meno rifiuti e ridurre consumi e inquinamento, ma anche ridurre i costi e i tempi di gestione dei documenti, aumentare l’efficienza e la produttività e migliorare la qualità dei servizi offerti.